Déjà obligatoire pour de nombreux employeurs, la déclaration sociale nominative, la fameuse DSN, devra, à compter de la paie de janvier 2017, être utilisée par tous les cabinets.
Rappel : la DSN est une déclaration unique et mensuelle, générée à partir des données rentrées dans le logiciel de paie et envoyée à l’administration par voie électronique. Elle vise à remplacer la plupart des déclarations sociales réalisées par les employeurs.
La phase 3 obligatoire en janvier
À partir de la paie de janvier 2017, les cabinets devront mettre en œuvre la phase 3 de la DSN qui permettra de remplacer 24 déclarations telles que la DUCS Urssaf, l’enquête trimestrielle sur les mouvements de main-d’œuvre, l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail, le formulaire de radiation des contrats groupe de prévoyance complémentaire, les DUCS retraite complémentaire et prévoyance ou encore les formalités liées aux caisses de congés payés.
À noter : une DADS devra être envoyée en janvier 2017 pour les salaires payés en 2016. La DSN se substituera à la DADS à partir de janvier 2018 pour les cabinets qui seront en phase 3 en janvier 2017.
Seront aussi incluses dans la DSN phase 3 des informations de nature fiscale. Un bloc dédié à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) a ainsi été intégré, afin de déclarer les effectifs salariés utiles à la répartition de cette cotisation entre les collectivités locales. Un bloc ayant vocation, après une période transitoire, à se substituer à la déclaration n° 1330-CVAE souscrite par les cabinets dont le chiffre d’affaires hors taxes excède 152 500 €.
Des sanctions en cas de défaillance
La DSN doit être transmise au plus tard :
– le 5 du mois suivant la période de travail rémunérée pour les cabinets d’au moins 50 salariés et dont la paie s’effectue au cours du même mois que la période de travail, soit le 5 février 2017 pour la paie de janvier 2017 ;
– le 15 de ce mois dans tous les autres cas.
Ne pas transmettre la DSN dans ces délais ou omettre des salariés devant y figurer sont punis d’une pénalité correspondant à 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié manquant, soit, en 2017, environ 49 €. Cette sanction est limitée à 150 % de ce plafond (environ 4 903 €) si le retard ne dépasse pas 5 jours, mais ce plafonnement ne peut jouer qu’une seule fois par année civile.
Lorsque les rémunérations déclarées dans la DSN sont inexactes et ont pour effet d’entraîner une minoration des cotisations dues, c’est une pénalité égale à 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié qui s’applique (environ 32 €). Toutes les autres omissions ou erreurs n’entraînent aucune pénalité si elles sont régularisées dans les 30 jours.
Si les données nécessaires au calcul des cotisations sociales ne sont pas transmises, celles-ci sont provisoirement calculées sur la base des dernières rémunérations connues majorées de 25 %. Cette taxation est notifiée à l’employeur dans le mois qui suit la date limite de déclaration. Et si ce dernier effectue sa déclaration après cette notification, il lui est imposé une majoration de retard égale à 8 % du montant des cotisations dues.
Décret n° 2016-1567 du 21 novembre 2016, JO du 23